Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности за 2010 год и I-III кварталы 2011 года областного автономного учреждения «Редакция газеты «Сурская правда»
01 декабря 2011 года
Основание для проверки: распоряжение Министерства внутренней политики Ульяновской области от 09 ноября 2011 года № 75-р «О проведении проверки».
Цель проверки: целевое и эффективное использование средств областного бюджета, областного имущества, кадровая деятельность.
Юридический адрес: 433240, Ульяновская область, р.п. Сурское, ул. Советская, д.66.
Проверяемый период: с 01 января 2010 года по 31 декабря 2010 года и с 01 января 2011 года по 01 октября 2011 года.
Проверку проводили должностные лица Министерства внутренней политики Ульяновской области с привлечением специалиста подведом-ственного учреждения:
Ахмадеева Д.З. – ведущий консультант – главный бухгалтер финансово-правового отдела департамента массовых коммуникаций Министерства внутренней политики Ульяновской области;
Проньчагина О.Ф. – главный консультант финансово-правового отдела департамента массовых коммуникаций Министерства внутренней политики Ульяновской области;
Потапенко Н.Ю. – ведущий экономист областного государственного учреждения «Аналитика».
Проверка проведена в соответствии с программой и является плановой.
Дата проведения проверки:
- начало: 11 ноября 2011 года;
- окончание: 01 декабря 2011 года.
Обязанности директора в проверяемом периоде и на дату проведения проверки исполнял В.А.Яцкин (приказ Департамента массовых коммуникаций Ульяновской области от 16.02.2010 г. №26-к).
Обязанности главного бухгалтера исполняли:
в 2010 году – Н.И.Козина;
с 01.01.2011 года – Е.Ю.Головина.
В ходе проверки проверены следующие документы:
- учредительные документы;
- банковские документы;
- кассовые документы;
- оборотные ведомости по материальным счетам;
- журнал оборотных ведомостей;
- документы по учёту фактов хозяйственной деятельности;
- личные дела работников;
- приказы по личному составу;
- договоры гражданско-правового характера;
- другие документы (по требованию).
Учредительные документы учреждения и документы по вопросам организации бухгалтерского учета, порядка оформления бухгалтерских операций и организации документооборота по участкам учета и составления отчетности, документы по налоговому, статистическому учету, приемке, оприходованию, хранению и расходованию денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, финансовым расчетам, выплате заработной платы, надбавок, материальной помощи, вознаграждений по итогам работы, премий, налогообложению юридических и физических лиц, инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей, расчетов с дебиторами и кредиторами проверены методом выборочной проверки.
Проверка проводилась в помещениях проверяемого учреждения и в Министерстве внутренней политики Ульяновской области посредством осмотра и анализа документов.
1. Соответствие осуществляемой учреждением деятельности учредительным документам
Областное автономное учреждение «Редакция газеты «Сурская правда» создано в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом от 03.11.2006 г. № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» и распоряжением Правительства Ульяновской области от 23.01.2008 г. № 23-пр путём учреждения.
Устав учреждения утверждён распоряжением от 14.02.2008г. Департамента массовых коммуникаций Ульяновской области и согласован Департаментом государственного имущества и земельных отношений Ульяновской области распоряжением от 14.02.2008 г. №290-р.
Учреждение зарегистрировано в качестве юридического лица на основании Свидетельства о регистрации юридического лица от 29.02.2008 г. 73 № 001867073 за основным государственным регистрационным номером 10873090000228 Межрайонной ИФНС № 4 по Ульяновской области.
Учреждение поставлено на учёт в Межрайонной ИФНС №4 по Ульяновской области и ему присвоен ИНН/КПП 7309904679/730901001.
Учреждение является юридическим лицом, находящимся в ведении Министерства внутренней политики Ульяновской области, функционирует в соответствии с законодательством РФ, Ульяновской области и действующим Уставом. В соответствии с п.1 ст.48 Гражданского кодекса РФ учреждение имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные счета в соответствии с действующими нормативными актами, печати, штампы и бланки со своим наименованием.
Согласно Уставу учреждение является некоммерческой организацией, созданной для реализации полномочий в сфере реализации права граждан на оперативное получение достоверных сведений о деятельности государственных органов и организаций, органов местного самоуправления, общественных объединений и их должностных лиц.
Для достижения уставных целей, действуя на основании свидетельства, выданного Управлением Федеральной службы по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия по Ульяновской области, учреждение:
- занимается издательской и полиграфической деятельностью;
- занимается деятельностью в области телевидения и радиовещания;
- осуществляет реализацию печатной и книжно-канцелярской продукции;
- осуществляет публикацию информации и рекламы коммерческого и некоммерческого характера;
- осуществляет иные виды деятельности, необходимые для достижения уставных целей и соответствующие этим целям, привлекает для осуществления своих функций на договорной основе юридических и физических лиц, приобретает и/или арендует основные средства за счет имеющихся у него финансовых ресурсов.
Учреждению открыт расчётный счёт № 406038103650010000001 в кредитном учреждении Ульяновский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк».
2. Проверка финансово-хозяйственной деятельности и ведения бухгалтерского учёта.
Анализом «Отчета о выпуске и себестоимости продукции газетного издательства (редакции)» (форма 2-РГ), Утверждена Приказом Департамента массовых коммуникаций Ульяновской области от 23.01.2009 г. №21 и «Пояснительной записки» к указанному отчёту, установлено, что в 2010 году общий физический тираж в 2010 году составил 233896 экз. при плановых показателях 226200 экз. (превышение плана на 3,4%).
Планом на 2010 год учреждению установлены доходы в сумме 1867,4 тыс. руб. Фактические доходы составили 2575,1 тыс. руб. (превышение плана на 37,9%), в том числе:
- доходы от прочей реализации (изготовление спецвыпусков, изготов-ление и реализация бланочной продукции, изготовление копий документов и др.) – 649,6 тыс. руб.;
- доходы от рекламы и платных объявлений – 713,5 тыс. руб.
Планом на 2010 год учреждению установлены расходы в сумме 2342,8 тыс. руб. Фактически, расходы учреждения составили 2853,7 тыс. руб. (превышение на 21,8 %).
Расходы на оплату труда сотрудников учреждения в 2010 году установлены планом в размере 1589,6 тыс. руб. Фактически, в 2010 году указанные расходы составили 1557,4 тыс. руб (меньше плановых показателей на 2 %). Доплаты сотрудникам за изготовление и печатание спецвыпусков, реализацию бланочной продукции, изготовление копий документов составили в 2010 году 297,1 тыс. руб.
В 2010 году учреждением получены субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг в размере 341288,00 рублей.
В соответствии с соглашением от 21.01.2011 г. № 05-11 Министерством внутренней политики ульяновской области в 2011 году учреждению перечислены субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг в размере 417129,00 рублей.
В соответствии с утверждённым штатным расписанием учреждения численность сотрудников установлена в количестве 10 человек. Фактическая штатная численность сотрудников в проверяемом периоде составляла 10 человек.
Учёт результатов финансово-хозяйственной деятельности учреждения, начиная с 01.01.2009 г. осуществляется по упрощенной системе налого-обложения с объектом налогообложения - «Доходы», в соответствии со статьями 346.12 и 346.13 главы 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации (уведомление Межрайонной ИФНС №4 от 25.11.2008 г. № 121/05).
Проверены операции по следующим основаниям:
- расходы по оплате труда, в том числе: заработной плате, премиям, авторским гонорарам, выплате материальной помощи;
- расходы по выплате удержаний, произведенных с заработной платы;
- работы, услуги по содержанию имущества;
- расходы по оплате договоров гражданско-правового характера;
- увеличение стоимости материальных запасов.
Бухгалтерский и налоговый учёт осуществляется в учреждении на основании приказа от 01.01.2011 г. № 1 «Об утверждении «Положения об учётной политике для целей бухгалтерского учёта на 2011 год» и «Положения об учётной политике для целей налогового учёта на 2011 год»
В 2010 году учреждение осуществляло бухгалтерский учёт вручную. Учёт в 2011 году учёт осуществляется в автоматизированном режиме на основе современных средств вычислительной техники и приобретённых в установленном порядке прав на использование программных продуктов для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта.
Порядок хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета в учреждении не соответствует п. 1 ст.17 Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В нарушение п.6.4 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте» (Утверждено Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105), документы, относящиеся к определенному учётному регистру, скомплектованы в разных папках.
Учёт использования рабочего времени в учреждении ведётся регулярно с применением Табеля учёта использования рабочего времени. Табели подписаны исполнителем и утверждены руководителем.
Учреждением для выплаты наличными заработной платы работникам применяется платёжная ведомость (УФ № Т-53, ОКУД 0301011, Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Проверка порядка и обоснованности начисления и сроков выплаты заработной платы штатным сотрудникам учреждения, а также порядка и обоснованности начисления и выплаты материальной помощи не была произведена, поскольку проверяющим не были представлены соответствующие нормативные документы учреждения.
Отсутствие в учреждении Положения об оплате труда подтверждено пояснительной запиской главного бухгалтера учреждения.
Премирование работников учреждения производится в соответствии с утверждённым «Положением о премировании работников областного автономного учреждения «Редакция газеты «Сурская правда» в пределах сумм, утверждённых на эти цели в составе фонда оплаты труда.
Выплаты авторских гонораров в газете «Сурская правда» осуществляется в качестве вознаграждения за опубликованные материалы на основании «Положения о выплате авторского гонорара в газете «Сурская правда», утверждённого 01.02.2011 года. Выплаты осуществляются в пределах установленного гонорарного фонда.
Оплата труда и выплата премий заведующего отделом рекламы и распространения учреждения осуществляется в соответствии с утверждённым «Положением о деятельности отдела рекламы и распространения областного автономного учреждения «Редакция газеты «Сурская правда».
Прием в кассу учреждения наличных денежных средств за оказание платных услуг производится уполномоченным лицом с использованием контрольно-кассовой машины в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (с изменениями на 17 июля 2009 года)».
Полученные наличные денежные средства оформляются с применением приходных кассовых ордеров (УФ № КО-1, утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицирован-ных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (с изменениями на 3 мая 2000 года) ежедневно с приложением оттисков ККМ.
В соответствии с Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности», с работником учреждения, исполняющим обязанности кассира, заключен договор о полной материальной ответственности.
Учреждение, регулярно получая наличные денежные средства за оказание платных услуг, в 2010 году производило их сдачу в банк нерегулярно, в нарушение п.6 Письма ЦБ РФ от 22.09.1993 года № 40 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (с изменениями от 26 февраля 1996 года), что является предпосылкой к превышению установленного учреждению лимита остатка кассы в соответствии с п.2.5 Положения Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».
Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения осуществляется для выплаты заработной платы, сумм вознаграждений физическим лицам по договорам гражданско-правового характера и под отчет.
Выдача наличных денежных средств под отчёт в 2010 году осуществлялась без применения заявлений на выдачу денежных средств под отчёт.
Порядок выдачи наличных денежных средств под отчёт в 2011 году соответствует п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (Письмо ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40). Выдача осуществляется на основании заявлений подотчётных лиц для осуществления хозяйственно-операционных и почтовых расходов, содержания автотранспорта. Заявления на выдачу денежных средств под отчёт оформлены в установленном порядке, снабжены необходимыми реквизитами, имеют подписи и разрешающие записи.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Проверяющим были представлены приказы об утверждении подотчетных лиц, устанавливающие порядок выдачи и списания подотчетных сумм, а также соответствующие договоры о полной материальной ответственности на основании ст. 243 Трудового кодекса РФ.
Представлены авансовые отчёты (УФ № АО-1, утверждена постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"») с приложением оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Фактов несоблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами при закупке товаров, работ, услуг, в соответствии с Указанием Банка России от 20.06.2007 г. № 1843-У проверкой не выявлено.
Выдача наличных денежных средств осуществляется с применением расходных кассовых ордеров (УФ № КО-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицирован-ных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Путевые листы легкового автомобиля (форма № 3, утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ, в автомобильном транспорте») оформляются на каждую поездку и заполняются в соответствии с Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Нормы расхода ГСМ для легкового автомобиля установлены приказом от 14.01.2011 г. № 8 на основании методик, утверждённых Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» с указанием модели эксплуатируемого автомобиля и марки топлива. Нормы расхода ГСМ в учреждении документально подтверждены и экономически обоснованы.
Списание материалов осуществляется на основании актов, составленных комиссией на фактически израсходованные материалы. В актах указаны наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, количество и сумма расхода.
При проверке правомерности осуществления расчетов по гражданско-правовому договору на оказание услуг от 01.05.2011 г. с индивидуальным предпринимателем П* С.Г., установлено, что в данном договоре не указаны:
1.Периодичность оказания услуги (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, единовременно, по запросу заказчика и т.д.);
2.Вид документа, подтверждающего факт оказания услуг и качество оказанных услуг;
3.Способ оплаты оказанных услуг (оплата наличными или перечисление на банковский счёт);
4.Срок оплаты оказанных услуг.
Начиная от даты заключения указанного договора, оплата услуг осуществлялась учреждением в размере 2300 рублей в месяц. Акты оказанных услуг (выполненных работ) по данному договору не составлялись.
В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. № 49, на основании приказа от 31.12.2010 г. № 28 в 2010 году учреждением была проведена инвентаризация имущества, денежных средств и обязательств.
Результаты инвентаризации оформлены надлежащим образом.
На основании вышеизложенного бухгалтерская отчётность учреждения за 2010 год и в 2011 году может быть признана достоверной.
3. Проверка состояния кадрового делопроизводства и соблюдения требований по обработке персональных данных сотрудников
При проверке состояния кадрового делопроизводства установлено:
- порядок хранения и использования персональных данных сотрудников учреждения осуществляется в форме личных дел. В делах отсутствуют листы «Опись вложения» и «Лист ознакомления и сверки персональных данных сотрудников»;
- в учреждении не ведутся книги регистрации личных карточек, регистрации личных дел, учета движения трудовых книжек.
Проверкой выявлены нарушения положений ст.57 Трудового кодекса РФ при составлении трудовых договорах с работниками учреждения. В данных документах не указаны:
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
- ИНН работника;
- данные о регистрации физического лица в ПФР;
- сведения об основании, в силу которого представитель работодателя, подписавший контракт, наделен соответствующими полномочиями;
- условия оплаты труда в части размеров и условий начисления и выплаты доплат, надбавок и материальной помощи.
Главный консультант
финансово-правового отдела
Министерства внутренней политики
Ульяновской области О.Ф. Проньчагина
Ведущий консультант – главный бухгалтер
финансово-правового отдела
Министерства внутренней политики
Ульяновской области Д.З. Ахмадеева
Ведущий экономист
ОГУ «Аналитика» Н.Ю. Потапенко
Директор
ОАУ «Редакция газеты «Сурская правда» В.А. Яцкин
Главный бухгалтер
ОАУ «Редакция газеты «Сурская правда» Е.Ю. Головина
