Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности за 2010 год областного автономного учреждения «Редакция газеты «Карсунский вестник»
23 августа 2011 года
Основание для проверки: распоряжение Министерства внутренней политики Ульяновской области от 18 июля 2011 года № 53-р «О проведении проверки».
Цель проверки: целевое и эффективное использование средств областного бюджета, областного имущества, проверка кадрового делопроизводства.
Юридический адрес: 433210, Ульяновская область, р.п. Карсун, ул. Куйбышева, д. 12.
Проверяемый период: с 01 января 2010 года по 31 декабря 2010 года.
Проверку проводили должностные лица Министерства внутренней политики Ульяновской области с привлечением специалистов подведом-ственного учреждения ОГУ «Аналитика»:
Ахмадеева Д.З. – ведущий консультант – главный бухгалтер финансово-правового отдела департамента массовых коммуникаций Министерства внутренней политики Ульяновской области;
Проньчагина О.Ф. – главный консультант финансово-правового отдела департамента массовых коммуникаций Министерства внутренней политики Ульяновской области;
Потапенко Н.Ю. – ведущий экономист областного государственного учреждения «Аналитика».
Проверка проведена в соответствии с программой и является плановой.
Дата проведения проверки:
- начало: 19 июля 2011 года;
- окончание: 23 августа 2011 года.
Обязанности директора в проверяемый период и на дату проведения проверки исполняла О.В.Котельникова (приказ Департамента массовых коммуникаций Ульяновской области от 29.02.2008 г. №41-к). Обязанности главного бухгалтера исполняла О.А.Урлапова (приказ ОАУ «Редакция газеты «Карсунский вестник» от 01.03.2008 г. № 2).
В ходе проверки проверены следующие документы:
- учредительные документы;
- банковские документы;
- кассовые документы;
- оборотные ведомости по материальным счетам;
- журнал оборотных ведомостей;
- документы по учёту фактов хозяйственной деятельности;
- личные дела работников;
- приказы по личному составу;
- договоры гражданско-правового характера;
- другие документы (по требованию).
Учредительные документы учреждения и документы по вопросам организации бухгалтерского учета, порядка оформления бухгалтерских операций и организации документооборота по участкам учета и составления отчетности, документы по налоговому, статистическому учету, приемке, оприходованию, хранению и расходованию денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, финансовым расчетам, выплате заработной платы, надбавок, материальной помощи, вознаграждений по итогам работы, премий, налогообложению юридических и физических лиц, инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей, расчетов с дебиторами и кредиторами проверены методом выборочной проверки.
1. Соответствие осуществляемой учреждением деятельности учредительным документам
Учреждение является юридическим лицом, находящимся в ведении Министерства внутренней политики Ульяновской области, функционирует в соответствии с законодательством РФ, Ульяновской области и действующим Уставом. В соответствии с п.1 ст.48 Гражданского кодекса РФ учреждение имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные счета в соответствии с действующими нормативными актами, печати, штампы и бланки со своим наименованием.
Учреждение зарегистрировано в качестве юридического лица на основании Свидетельства о регистрации юридического лица от 29.02.2008 г. 73 № 001867074 за номером 1087309000239 (Выписка из Единого реестра юридических лиц от 29.02.2008 г. № 222).
Устав учреждения утверждён распоряжением от 14.02.2008г. Департамента массовых коммуникаций Ульяновской области и согласован Департаментом государственного имущества и земельных отношений Ульяновской области распоряжением от 14.02.2008 г. №286-р.
Согласно Уставу учреждение является некоммерческой организацией, созданной с целью оказания государственных услуг в сфере обеспечения права населения на оперативное получение достоверной информации о деятельности государственных органов Ульяновской области.
Целью создания учреждения является реализация права граждан на оперативное получение достоверных сведений о деятельности государственных органов и организаций, органов местного самоуправления, общественных объединений и их должностных лиц.
Для достижения уставных целей, действуя на основании свидетельства ПИ № ТУ 73-00017 от 20 августа 2008 г., выданного Управлением Федеральной службы по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия по Ульяновской области, учреждение:
- занимается издательской и полиграфической деятельностью;
- занимается деятельностью в области телевидения и радиовещания;
- осуществляет реализацию печатной и книжно-канцелярской продукции;
- осуществляет публикацию информации и рекламы коммерческого и некоммерческого характера;
- осуществляет иные виды деятельности, необходимые для достижения уставных целей и соответствующие этим целям, привлекает для осуществления своих функций на договорной основе юридических и физических лиц, приобретает и/или арендует основные средства за счет имеющихся у него финансовых ресурсов.
В соответствии с утверждённым штатным расписанием учреждения численность сотрудников установлена в количестве 11 человек. Фактическая штатная численность сотрудников в проверяемом периоде составляла 10 человек.
Учреждению открыт расчётный счёт № 40703810701155730004 в кредитном учреждении ЗАО БАНК «Венец», г. Ульяновск.
2. Организация и ведение бухгалтерского учёта.
Бухгалтерский и налоговый учёт в учреждении в 2010 году осуществлялся на основании Приказа о принятии учётной политики на предприятии по ОАУ «Редакция газеты «Карсунский вестник» от 05.01.2010 г. № 1 Б в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утверждённым Приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н.
Учёт результатов финансово-хозяйственной деятельности учреждения, начиная с 01.01.2009 г. осуществляется по упрощенной системе налого-обложения с объектом налогообложения - «Доходы», в соответствии со статьями 346.12 и 346.13 главы 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации (уведомление Межрайонной ИФНС №4 от 05.12.2008 г. № 126/10).
Проверены операции по следующим основаниям:
- выплаты пособий и компенсаций;
- расходы по оплате труда, в том числе: по заработной плате, вознаграж-дений по итогам работы, премий, материальной помощи;
- расходы по выплате удержаний, произведенных с заработной платы;
- начисления на выплаты по оплате труда.
- коммунальные услуги;
- работы, услуги по содержанию имущества;
- расходы по оплате договоров гражданско-правового характера;
- увеличение стоимости материальных запасов;
- уплата налогов и сборов.
Делопроизводство и хранение документов в учреждении осуществляется с нарушениями «Основных правил работы архивов организаций» (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Формирование регистров хранения (дел) осуществляется произвольно. Номенклатура дел по организации в соответствии с приложением 7 к указанным выше «Основным правилам» в учреждении не разработана и не утверждена.
Организационные, распорядительные и хозяйственные документы в учреждении составлены с нарушениями норм действующего законода-тельства, с отклонениями от установленных форм, грамматическими ошибками. Документы не снабжены необходимыми реквизитами в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядитель-ной документации. Требования к оформлению документов», (утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65 – ст.).
Порядок хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета в учреждении не соответствует п. 1 ст.17 Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В нарушение п.6.4 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте» (Утверждено Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105), документы, относящиеся к определенному учётному регистру, скомплектованы в разных папках и не сопровождены справкой для архива.
Учреждение, имея современные средства вычислительной техники и приобретённые в установленном порядке лицензированные программные продукты для автоматизации бухгалтерского учёта, в проверяемом периоде осуществляло бухгалтерский учёт вручную. Данное положение зафиксировано в п. 5 учётной политики учреждения.
По запросу проверяющих учреждением были представлены:
- Положение о премировании сотрудников Областного автономного учреждения «Редакция газеты «Карсунский вестник» (дата утверждения документа не указана);
- Положение об установлении и выплате работникам Областного автономного учреждения надбавки за напряженность и интенсивность труда (дата утверждения документа не указана);
- Положение о деятельности отдела рекламы и распространения (утверждено 01.01.2011 г.);
- Положение об оказании материальной помощи работникам Областного автономного учреждения «Редакция газеты «Карсунский вестник» (дата утверждения документа не указана).
Проверка порядка и обоснованности начисления и выплаты заработной платы штатным сотрудникам учреждения, а также порядка и обоснованности начисления и выплаты авторских гонораров не была произведена, поскольку проверяющим не были представлены соответствующие нормативные документы учреждения.
По данному факту сотрудниками учреждения было устно заявлено, что указанные документы в учреждении не издавались и не оформлялись.
Прием в кассу учреждения наличных денежных средств за оказание платных услуг производится уполномоченным лицом с использованием контрольно-кассовой машины в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (с изменениями на 17 июля 2009 года)».
В нарушение положений Постановления Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности», с работником учреждения, исполняющим обязанности кассира, договор о полной материальной ответственности не заключен.
Полученные наличные денежные средства оформляются с применением приходных кассовых ордеров (УФ № КО-1, утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицирован-ных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (с изменениями на 3 мая 2000 года) ежедневно с приложением оттисков ККМ.
Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения осуществляется для выплаты заработной платы и сумм вознаграждений лицам по договорам гражданско-правового характера, на хозяйственные нужды, приобретение ГСМ, почтовые расходы и под отчет.
Выдача наличных денежных средств осуществляется с применением расходных кассовых ордеров (УФ № КО-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицирован-ных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (с изменениями на 3 мая 2000 года).
Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходно-расходных документов Областного автономного учреждения «Редакция газеты «Карсунский вестник». Записи ведутся в хронологическом порядке.
Суммы полученных и выданных учреждением наличных денежных средств дополнительно фиксируются в группировочной ведомости по счёту 50 «Касса» ежемесячно.
Проверкой выявлено нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, в соответствии с п.2.5 и п.2.6 Положения Банка России от 05.01.1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (утверждены Советом директоров Банка России 19.12.1997 г., протокол № 47) и п.6 Письма ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (с изменениями от 26 февраля 1996 года). В проверяемом периоде данное нарушение допускалось систематически.
Указанное нарушение содержит квалификационные признаки в соответствии с п.2.15. указанных выше Правил и статьёй 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
Проверяющим не были предоставлены приказы об утверждении перечня подотчетных лиц, устанавливающие порядок выдачи и списания подотчетных сумм, а также соответствующие договоры о полной материальной ответственности на основании ст. 243 Трудового кодекса РФ.
По данному факту сотрудниками учреждения было устно заявлено, что указанные документы в учреждении не издавались и не оформлялись.
В связи с этим не удалось установить круг лиц, имеющих право получать денежные средства под отчёт, срок, на который выдаются подотчетные суммы, порядок представления и утверждения авансовых отчетов.
При учёте денежных средств, выданных под отчёт учреждением, применяется бланк авансового отчёта по форме № 286. Указанная форма авансового отчёта является Приложением к инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.1999 г. № 107н. Поскольку учреждение не является бюджетной организацией, применение указанной формы не обосновано.
Путевые листы легкового автомобиля (форма № 3, утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ, в автомобильном транспорте») оформляются на каждую поездку.
При проверке обоснованности списания расходов на ГСМ, проверяющим были представлены приказы «О списании бензина» № 78 от 06.10.2010 г. и № 79 от 01.11.2010 г.
В приказах не указаны модель эксплуатируемого автомобиля, марка топлива. Расчет норм расхода ГСМ на основании методических рекомендаций, утверждённых Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» проверяющим представлен не был.
Нормы расхода ГСМ в учреждении документально не подтверждены и экономически не обоснованы.
Учёт использования рабочего времени в учреждении ведётся регулярно с применением Табеля учёта использования рабочего времени (УФ № Т-13, Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1). Табели подписаны исполнителем и утверждены руководителем.
Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов с применением бланка расчётно-платёжной ведомости, форма № 49, утверждена Приказом Минфина СССР от 27.12.1973 г. № 323 "Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету (по двойной системе) в учреждениях и организациях, состоящих на Государственном бюджете СССР". Данный документ утратил силу с 1 января 1988 года в связи с изданием Приказа Минфина СССР от 10.03.1987 г. № 61.
Проверкой выявлен факт начисления и выплаты материальной помощи бывшим сотрудникам редакции в связи с Днём печати. Из текста Приказа от 31.12.2010 г. № 396 не ясно, является ли данная выплата премией или материальной помощью. В приказе не указан источник выплат. Характер данной операции не соответствует ни Положению об оказании материальной помощи работникам Областного автономного учреждения «Редакция газеты «Карсунский вестник» ни Положению о премировании сотрудников Областного автономного учреждения «Редакция газеты «Карсунский вестник». Данные расходы следует признать необоснованными. Общая сумма нарушения составляет 2000,00 рублей.
При проверке правомерности осуществления расчетов по договору от 15.02.2011 г. №1 между ОАУ «Редакция газеты «Карсунский вестник» и Т* К.М., проверкой установлено:
- в преамбуле договора не указано гражданство физического лица, являющегося «Исполнителем» по договору;
- в договоре не указаны реквизиты о месте постоянного (временного) проживания физического лица, являющегося «Исполнителем» по договору;
- из текста раздела 1 договора не ясно содержание договора;
- единицы измерения продукции не соответствуют ОКЕИ (Общероссий-скому классификатору единиц измерения);
- в разделе 2 договора не указан документ, являющийся основанием приёмки продукции и её оплаты;
- в договоре не указана договорная стоимость единицы продукции, расчёт общей суммы, причитающейся к выплате, размер и вид налоговых начислений на сумму полученного дохода;
- в договоре не приведены ИНН «Исполнителя», данные о регистрации физического лица в ПФР.
Из текста акта сдачи-приёмки выполненных работ № 1 от 17.02.2011 г. к указанному договору не ясно содержание хозяйственной операции, не указана стоимость единицы продукции, не приведен расчёт общей стоимости. Стоимость услуг по акту – 5000,00 рублей, сумма прописью – четыре тысячи шестьсот рублей. Установить соответствие указанных сумм из текста не представляется возможным.
Поскольку оформление документов не соответствует положениям Гражданского и Налогового кодексов РФ, затраты по указанной хозяйственной операции не могут быть признаны документально подтвержденными расходами в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При проверке правомерности осуществления расчетов по трудовому соглашению от 20.02.2011 г. между ОАУ «Редакция газеты «Карсунский вестник» и «разработчиком дров» Ч* А.Д., проверкой установлено:
- вид документа «трудовое соглашение» не установлен действующим законодательством Российской Федерации;
- в документе не указано гражданство физического лица Ч* А.Д., являющегося стороной «трудового соглашения»;
- в документе не приведены: ИНН физического лица Ч* А.Д.; данные о регистрации физического лица в ПФР;
- в документе не указан объём работ, расчёт стоимости выполненных работ, размер и вид налоговых начислений на сумму полученного дохода;
- не указан порядок расчетов по настоящему «трудовому соглашению»;
- не указан документ, являющийся основанием приёмки выполненных работ и их оплаты;
- не указаны юридический адрес и платёжные реквизиты ОАУ «Редакция газеты «Карсунский вестник».
На основании вышеизложенного «трудовое соглашение» от 20.02.2010 г. не имеет юридической силы, а затраты в сумме 1150,00 рублей не могут быть признаны документально подтвержденными расходами в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В соответствии с п. 1.2 Положения о премировании сотрудников Областного автономного учреждения «Редакция газеты «Карсунский вестник» годовой премиальный фонд в учреждении установлен из расчёта 9 должностных окладов, что составляет в денежном выражении сумму 484074,00 руб. По итогам 2010 года учреждением был допущен перерасход годового премиального фонда на сумму 207400,00 руб., что является нарушением положений п.1 Приложения 2. «Разъяснения о порядке установления выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных, автономных, казенных учреждениях» к Приказу Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 г. № 818 «Об утверждении Перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных, автономных, казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат стимулирующего характера в этих учреждениях».
Анализом «Пояснительной записки» к «Отчету о выпуске и себестоимости продукции газетного издательства (редакции)» (форма 2-РГ), Утверждена Приказом Департамента массовых коммуникаций Ульяновской области от 23.01.2009 г. №21, установлено, что в 2010 году учреждением допущено превышение плановых расходов на оплату труда за счёт выдачи премий штатным работникам учреждения по итогам работы за 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев, по итогам работы за 2010 год. Кроме того, с даты 01.07.2010 г. учреждением установлена надбавка за напряженность и интенсивность труда в размере от 35% до 100% к должностному окладу (в зависимости от категории работников). Расходы на оплату труда в 2010 году были запланированы в сумме 1431,40 тыс. рублей. Фактические расходы составили 2616,70 тыс. рублей, что превышает плановые показатели на 82.8%. При этом, фактическое увеличение объёма издания, по сравнению с плановыми показателями составило: в полосах – 35,2%; в общем физическом тираже – 5,3% (в том числе за счёт спецвыпусков).
Проверкой выявлено несоответствие плановых показателей приведённых в «Смете-расчёте доходов и расходов» и «Отчете о выпуске и себестоимости продукции газетного издательства (редакции)». В соответствии с отчётом, доходы от рекламы и объявлений на 2010 год установлены в сумме 833,6 тыс. рублей, со сметой-расчётом – 856,8 тыс. рублей. Пересчёт сумм планируемых доходов от данного вида деятельности в смете-расчёте по кварталам – 861,8 тыс. рублей.
Принимая за достоверные сведения, приведённые в «Отчете о выпуске и себестоимости продукции газетного издательства (редакции)» (форма 2-РГ) за 2010 год, можно констатировать, что плановые показатели доходов от рекламы и объявлений установлены в размере: в 2009 году – 891,5 тыс. рублей; в 2010 году – 833,6 тыс. рублей, что ниже уровня 2009 года на 7%. Фактические доходы от рекламы и объявлений в 2009 году составили 2236,8 тыс. рублей, в 2010 году – 2577,2 тыс. рублей, т.е. превышение составляет 15,2%.
Учреждение представляет учредителю – Заказчику государственных услуг планируемые показатели финансово-хозяйственной деятельности, установленные произвольно и не подкреплённые достоверными экономическими расчётами и статистическими данными.
Сравнительный анализ финансово-хозяйственной деятельности учреждения в 2009, 2010 и текущем годах показывает, что учреждение не использует возможности достижения безубыточных показателей деятельности (положительной экономии) в соответствии с п. 3.2.1 «Методики оценки выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ)» (Приложение № 3 к «Положению о порядке формирования и финансового обеспечения выполнения государственного задания государственными учреждениями Ульяновской области» (утверждено Постановлением Правительства Ульяновской области от 20.07.2009 г. № 283-П).
Остаток средств на расчётном счёте учреждения на дату 31.12.2010 г. по данным кредитного учреждения, сверенных с данными регистров учёта, составил 209318,07 рублей.
В нарушение ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) "О бухгалтерском учете" и «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. № 49, в 2010 году учреждением не была проведена инвентаризация имущества, денежных средств и обязательств.
На основании вышеизложенного бухгалтерская отчётность учреждения за 2010 год не может быть признана достоверной.
3. Проверка состояния кадрового делопроизводства и соблюдения требований по обработке персональных данных сотрудников
При проверке состояния кадрового делопроизводства установлено:
- порядок хранения и использования персональных данных сотрудников учреждения осуществляется в форме личных дел. В делах отсутствуют листы «Опись вложения» и «Лист ознакомления и сверки персональных данных сотрудников»;
- в учреждении не ведутся книги регистрации личных карточек, регистрации личных дел, учета движения трудовых книжек.
В личных карточках работников (УФ № Т-2, Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1) не заполнен раздел VIII. «Отпуск». Данное нарушение не позволяет проверить обоснованность и правомочность исчисления и предоставления очередных отпусков сотрудникам учреждения.
Проверкой выявлены нарушения положений ст.57 Трудового кодекса РФ при составлении трудовых контрактов с работниками учреждения. В данных документах не указаны:
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
- ИНН работника;
- данные о регистрации физического лица в ПФР;
- сведения об основании, в силу которого представитель работодателя, подписавший контракт, наделен соответствующими полномочиями;
- условия оплаты труда в части размеров и условий начисления и выплаты доплат, надбавок и материальной помощи.
В разделе 1.6 «Особенности режима рабочего времени» в контрактах работников указана «нормальная продолжительность рабочего времени (40 часов в неделю)», что противоречит Приказу ОАУ «Редакция газеты «Карсунский вестник» от 03.03.2009 г. № 16 «О дополнительных отпусках», который устанавливает список работников учреждения с ненормированным рабочим днём.
Дополнительные соглашения к контрактам работников, устанавливающие режим работы с ненормированным рабочим днём и предоставления дополнительных отпусков, в учреждении не оформлены.
Главный консультант
финансово-правового отдела
Министерства внутренней политики
Ульяновской области О.Ф. Проньчагина
Ведущий консультант – главный бухгалтер
финансово-правового отдела
Министерства внутренней политики
Ульяновской области Д.З. Ахмадеева
Ведущий экономист
ОГУ «Аналитика» Н.Ю. Потапенко
Директор
ОАУ «Редакция газеты «Карсунский вестник» О.В. Котельникова
Главный бухгалтер
ОАУ «Редакция газеты «Карсунский вестник» О.А. Урлапова
